文档写作是职场必备的技能，但是很多人写出来的东西都让人头疼！于是考虑写一个系列，说一下我对职场文档写作的理解和一些具体的方法。
很多时候不需要写文档
写文档的目的是沟通。
但是写文档不是唯一的沟通方式。
我们先看看职场里的几种主流沟通方式：
- 非正式的当面口喷（电话也算）
- 正式的聚众开会（电话也算）
- 即时通讯
- 邮件
- 文档
严格来讲，文档只是沟通内容的一部分，需要结合上面的沟通渠道来发挥作用。随着协作文档（Google文档、石墨、腾讯文档…）的出现，文档本身也可以作为一种沟通方式。
写文档是最麻烦的一种，写起来需要花更多时间，更多思考。
往往最关键的事情都会配合文档（或者数据）来沟通，所以学会写文档是非常重要的技能。
但是很多时候其实没必要写文档，举几个具体的场景：
- 观点收集，这个过程需要来来回回的反复交流，文档就不合适。
- 开除员工，发个文档是搞不定的，还需要谈人生，谈感情。
- 要命的重要通知，总有些人会漏掉邮件，会不看文档。所以要命的通知最好再当面或者开会口述一下。要保证每个关联的人都get到信息。
工作中像上面这种具体的场景，可以列出来成百上千个。全部扫一遍不现实，下面挑出来3个很重要的场景。这3个场景是必须要分清楚，且掌握的！
职场人必须分清的3个沟通场景
沟通的场景实在是太多了，随便就可以说出来几十种。什么情况下用什么方式来沟通是一个及其复杂的事情，并且没什么标准答案。
下面3个沟通场景都分不清的就会显得特别不专业。
场景一：「独占时间」类沟通
如果你遇到下面2种情况，就需要用独占时间的方式：
- 要么事情很着急，现在立刻马上就要解决
- 要么事情很重要，沟通的对象必须把其他事情都放下，专注在这个事情上
沟通方式：
- 非正式口喷
- 正式开会
- 电话
- 语音/视频会议
场景二：「留证据」类沟通
- 我告诉你设计10个不同的风格，你却只设计了6个；
- 我发的需求是修改成红色，你却没有改；
- 你答应我今天完成的，现在告诉我搞不定
- ……
职场上遇到「言行不一致」的情况时常发生，能够「说到做到」其实就可以超越职场至少50%的人了。
言行不一致还没完，更郁闷的是遇到「赖账」的。
- 有4个是换颜色，加起来不就10个吗；
- 我不知道要改成红色啊；
- 微信上消息太多了，你说的我没看到。
当然了，有些时候并不是对方故意「赖账」，有时候可能真的是消息被忽略了，或者口述的事情搞忘了。
所以，凡是事后遇到问题需要查证的，事前都尽量留下证据。这么说可能有些夸张，但是的确很有必要。比如：
- 跟钱相关（报销、预算申请、财务报表…）
- 需求相关（跨部门需求文档、给上级提的需求）
- 承诺相关（合作伙伴没有写进合同的口头承诺、上级的口头承诺）
PS1：给下级的需求不一定非要写文档，有时候需要给下级一些思考空间。更重要的事：下级不敢赖账
PS2：收到上级的口头承诺后可以邮件表示感谢，同时把口头承诺书面化，免得老板“健忘”
沟通方式——只有邮件
PS1：即时通讯虽然也是文字，但是不算留证据，因为太不正式，且消息容易遗漏。
PS2：有些公司不爱用邮件，就一定要用文档（文档+即时通讯、wiki等）
场景三：数据化沟通
「用数据说话」是职场上的杀手锏。
所有岗位！哪怕是人事部门也需要用数据来说话，很难量化的职员能力都需要用数据来表达。《华为团队工作法》里有很具体的方法论，非常实用！
很多人都以为用数据说话就是客观的说明事实。
但实际上，除了专业的数据分析岗外，其他岗位用数据都是为了「让自己的观点更有说服力」。
对于非数据岗来说，只要能做到3点就会显得非常专业：
- 观点明确
- 用数据推导出观点的合理性
- 数据推导过程逻辑严谨
数据化沟通核心目的：借助数据让自己的观点更有说服力。是“数据告诉我们…”，而不是“我觉得…”。
沟通方式：
- 正式会议+文档
- 即时通讯+简单数据图表
- 视频会议+文档
- 宣讲+文档
什么时候需要写文档
上面已经提到了，文档是一种成本很高的沟通方式，很多情况下其实不需要写文档的。
上面提到的3个特别的沟通场景都有可能涉及到文档，那么到底什么时候需要写文档？
沟通方式怎么选，我觉得有1个原则：所有参与者的总成本最低。
原则很短，但是有2个关键点：
- 所有参与的人都要算成本，不能只考虑自己的成本
- 总成本包括时间成本、反复修改的成本、扯皮的成本、产生风险的成本…
群聊天是最被滥用的沟通方式，发一条消息很简单，如果群里有50人。每个人都需要打开看一眼。如果这条消息跟45个人都没关系，那么就浪费了45个人的时间。
很多人喜欢用即时通讯，觉得方便。当时的确方便，但是事后出现扯皮的情况，你需要花10倍甚至100倍的时间来擦屁股。倒不如正儿八经写一封邮件来的成本更低。
沟通都是双向的事情，沟通方式的选择还要因地制宜。假如对方经常「健忘」，那么发一封邮件也是不够的，需要邮件后在即时通讯上隔三差五的跟对方确认进度，免得最后来个的「惊喜」。
关于是否要写文档有3个判断依据：
- 越具体的事情越需要写文档
- 信息量越大的事情越需要写文档
- 越需要重复利用越需要写文档